S novým rokem nás čeká udělat pořádek za rokem uplynulým a archivovat potřebné dokumenty. Pojďme si připomenout, co je zákonem dáno a na co si dát při archivaci pozor. Vše důležité si shrneme v tomto stručném článku. V závěru pro Vás navíc máme pár praktických rad.
1. Kdo je povinen dokumenty archivovat?
a) Zaměstnavatelé
jsou povinni vést potřené záznamy o svých zaměstnancích (více níže).
b) Účetní jednotky
jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví (více níže).
c) Osoby povinné k dani (neboli plátci DPH)
jsou povinny uchovávat všechny doklady, které slouží pro stanovení daně (více níže).
d) Podnikatelé, kteří vedou daňovou evidenci
by měli archivovat faktury přijaté, faktury vydané, příjmové pokladní doklady, bankovní výpisy, příjemky, výdejky, výplatní listiny.
2. V jaké formě můžeme dokumenty archivovat?
a) Dokumenty v tištěné verzi
b) Dokumenty v elektronické verzi
c) Smíšenou formou
Ovšem POZOR, pro archivaci dokumentů v elektronické verzi je dle zákona o dani z přidané hodnoty (zákon č. 235/2004 Sb.) nutné dodržet věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost. Nestačí tedy dokumenty jen oskenovat a nahrát do počítače. Je potřeba pracovat s elektronickým podpisem a časovým razítkem, které dokazuje, že dokument nikdo neupravil. Doporučovaným formátem pro ukládání takovýchto dokumentů, kterým zajistíte jejich dlouhodobou čitelnost, je formát PDF/A. Tento formát je pro archivaci celosvětově využíván a zajistí, že Vaše dokumenty bude možné otevřít i po 20 letech s využitím v té době aktuálních technologií.
3. Jak dlouho musíme dokumenty archivovat?
Podle typů dokumentů existují různé zákonné lhůty pro jejich archivaci:
a) Účetní záznamy a daňové doklady
Dle zákona o účetnictví (část 6: Úschova účetních záznamů) a dle zákona o dani z přidané hodnoty (část 8: Uchovávání daňových dokladů) zde rozlišujeme 2 různé období nutné pro archivaci účetních záznamů a daňových dokumentů.
Tím prvním je zákonná lhůta 5 let. Po tuto dobu je ze zákona nutné archivovat: účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví.
Pak zde máme období 10 let. Po tuto dobu se archivuje účetní závěrka, výroční zpráva a daňové doklady.
b) Doklady vyplývající z pozice zaměstnavatele
Dle §35A Zákona o organizaci a provádění sociálního pojištění jsou zaměstnavatelé povinni archivovat tyto dokumenty po uvedenou dobu:
3 roky: stejnopisy evidenčních listů,
6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (od 1. 1. 2023 byla dosavadní lhůta 30 let aktualizována).
c) Dokumenty k trvalému uchování, tzv. archiválie
Tyto dokumenty se nelikvidují. Naopak je zákonem o archivnictví a spisové službě (zákon č. 499/2004 Sb., Příloha č.1) dáno je uchovávat a případně je uložit v archivu jako tzv. archiválie. Tuto povinnost mají obchodní společnosti, družstva, notáři a některá politická uskupení. OSVČ se tato povinnost netýká. Jedná se o dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu, dokumenty o řízení společnosti, o majetku podnikatelského subjektu, finanční dokumenty, dokumenty vztahující se k předmětu podnikání (podnikatelské záměry, aj.). Pokud jsou tyto dokumenty zničeny bez souhlasu státního archivu, hrozí vysoká pokuta.
4. Jak dokumenty likvidovat?
Po uplynutí povinnosti archivace se písemné dokumenty většinou likvidují. Nejlepším způsobem likvidace dokumentů je jejich skartování, čímž se zabrání rizikům spojených s únikem citlivých firemních údajů. V případě skartování dokumentů, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili lhůtu pro jejich uchovávání), není potřeba skartační povolení. Pokud není lhůta dodržena a dokumenty jsou zlikvidovány dříve, jedná se o přestupek, za který hrozí pokuta od finančního úřadu.
5. Jak dokumenty bezpečně, přehledně a prakticky uchovávat?
Při archivaci dokumentů je důležité myslet na to, aby pak bylo možné potřebné dokumenty rychle a snadno dohledat v případě potřeby. Zároveň z praktického hlediska doporučujeme rozřadit dokumenty do složek či archivačních krabic podle doby, po kterou je ze zákona nutné je uchovávat. Na tyto šanony či úložné boxy je dobré si poznačit nejen klasické údaje, o jaké dokumenty se jedná a kterého období se týkají, ale také datum, do kdy je nezbytné tyto dokumenty archivovat. To Vám usnadní spoustu práce s jejich procházením a tříděním, až tato lhůta uplyne. Stačí jen zkontrolovat, jestli tyto zákonné lhůty po letech stále platí.
Na našem e-shopu najdete mnoho praktických pomůcek pro ukládání dokumentů. Pro přehledné uložení nabízíme různé archivační kartonové boxy a krabice na šanony, papíry a složky. Naše krabice na archivaci dokumentů lze pohodlně otevřít zboku, takže se zpětně k dokumentům dostanete velmi snadno, aniž byste celou krabici museli vytahovat z regálu. Skladem ale máme také třeba archivační spony, se kterými lze dokumenty hezky sepnout k sobě tak, aby se v nich dalo pohodlně listovat.
Archivační krabice a boxy objednávejte na paketo.cz a využijte zajímavé množstevní slevy, nebo slevový program pro registrované zákazníky. V případě dotazů nás neváhejte kontaktovat.
